Toptan Dağıtım İçin ERP
Çözümleri
Sabah saha ekibiniz yola çıktı. Plasiyerlerden biri bir bayiden sipariş aldı ama o bayinin vadesi geçmiş borcu var, fark etmedi. Bir diğeri fiyat listesinin eski versiyonuyla teklif verdi, farkı şirket karşılamak zorunda kaldı. Depoda bir ürün bitti ama bölge deposunda bol miktarda var, kimse görmedi. Akşam ofise döndüklerinde siparişler Excel'e girildi, stok kontrolü yapıldı, birkaç kalem stokta yok çıktı ve müşteriye "yarın gönderelim" dendi.
Toptan dağıtım ve distribütörlük, yüksek hacimli sipariş akışı, çok sayıda müşteri ve bayi, farklı fiyat listeleri, çoklu depo yönetimi ve sahada dönen satış ekibiyle Türkiye'nin en yaygın ama en karmaşık iş modellerinden biridir. Bu karmaşıklık büyüdükçe telefon, WhatsApp ve Excel ile yönetim sürdürülemez hale gelir. Siparişler karışır, stok bilgisi güvenilmez olur, alacak takibi gecikir ve kârlılık görünmez kalır.
Bu sayfa kimler için?
Bu sorunları tanıyor musunuz?
Her bayinin farklı fiyat listesi, farklı iskonto oranı, farklı vade koşulu ve farklı kampanya hakkı olabilir. A grubu bayiye yüzde on beş iskonto, B grubu bayiye yüzde on, C grubu bayiye liste fiyatı. Buna hacim indirimi, erken ödeme iskontosu ve dönemsel kampanyalar eklendiğinde, doğru fiyatı doğru bayiye uygulamak başlı başına bir iş haline gelir.
Bu karmaşıklık Excel'de veya plasiyerin kafasında yönetildiğinde kaçınılmaz olarak hatalar oluşur: yanlış fiyatla satış yapılır, uygulanmaması gereken iskonto verilir veya kampanya koşulu karışır. Her hata ya gelir kaybı ya da bayi güven sorunu demektir.
Toptan dağıtımda sipariş hacmi yüksektir ve her sipariş çok kalemli olabilir. Sipariş alınır, stok kontrol edilir, toplama emri oluşturulur, ürünler depoda hazırlanır, irsaliye kesilir, sevk edilir, fatura oluşturulur. Bu zincirsinin her halkasında bilgi ayrı bir yerde tutulduğunda hata riski katlanır: yanlış ürün, eksik kalem, geciken sevkiyat, fatura tutarsızlığı.
Çoğu toptan ticaretçi bu döngüyü birden fazla programla veya elle yönetiyor: sipariş telefonda veya WhatsApp'ta alınıyor, stok ayrı bir programda kontrol ediliyor, irsaliye ve fatura başka bir yazılımda kesiliyor. Her adımda aynı veri yeniden giriliyor.
Merkez depo, bölge depoları, transit depolar ve varsa konsinyasyon stokları: toptan dağıtım firmasının birden fazla noktada stok tutması yaygındır. Hangi üründen hangi depoda ne kadar var, bir müşterinin siparişini hangi depodan karşılamak daha verimli, depolar arası transfer ne zaman gerekli: bu soruların cevabı çoğu işletmede farklı tablolarda veya farklı kişilerde yaşıyor.
Anlık ve güvenilir stok görünürlüğü olmadığında iki sorun birlikte yaşanır: bir depoda ürün fazlası birikirken başka bir depoda aynı ürün "stokta yok" diye satılmıyor. Hem yok satma (satış kaybı) hem de aşırı stok (sermaye bağlama) aynı anda gerçekleşir.
Plasiyerler sahada: müşteri ziyareti, sipariş alma, tahsilat, iade yönetimi, yeni müşteri kazanımı. Ama ofis ile saha arasındaki bilgi akışı genellikle telefon araması ve gün sonu raporlamayla sınırlıdır. Plasiyer sahada hangi müşteriye hangi fiyatla satış yaptı, tahsilat aldı mı, ziyaret planına uydu mu: bu bilgiler merkeze gecikmeli ve eksik gelir.
Alacak takibi de bu karmaşıklığın parçasıdır. Vadesi geçmiş alacaklar, vadesi yaklaşan çekler, risk limitini aşan müşteriler: bu bilgiler plasiyer sahada iken elinin altında değilse, borcu olan müşteriye yeni satış yapılır ve nakit akışı bozulur.
Bu zorlukların çözümü var
Her müşteri veya müşteri grubu için ayrı fiyat listesi tanımlayın. İskonto oranları, vade koşulları ve kampanya kuralları sisteme girilsin. Sipariş oluşturulduğunda doğru fiyat otomatik uygulan sın. Plasiyer sahada yanlış fiyat vermesin, ofiste fiyat araştırmasıyla vakit kaybedilmesin.
Hacim indirimi, erken ödeme iskontosu, dönemsel kampanya ve minimum sipariş tutarı gibi kurallar sisteme tanımlanabilir. Müşteri siparişini girdiğinde veya plasiyer sipariş oluşturduğunda koşullar otomatik kontrol edilir.
Sipariş girildiğinde stok otomatik kontrol edilsin. Onaylanan siparişten toplama emri oluştursun. Depoda hazırlanan sipariş sevk edildiğinde irsaliye otomatik kesilsin. İrsaliyeden fatura oluştursun. Bu akışın her adımı tek platform üzerinde, tekrar veri girişi olmadan çalışsın.
Siparişin hangi aşamada olduğu (beklemede, hazırlanıyor, sevk edildi, faturalalandı) anlık görülebilsin. Müşteri veya bayi "siparişim ne durumda?" diye aradığında cevap saniyeler içinde verilsin.
Tüm depolarınızdaki stok durumunu tek ekranda görün. Bir ürünün merkez depoda, bölge depolarında ve transit depodaki miktarını konsolide olarak izleyin. Depolar arası transfer emirleri oluşturun ve transfer hareketlerini takip edin.
Minimum stok uyarıları, yavaş hareket eden stok raporları ve depo bazlı doluluk analizleriyle stok yönetimini proaktif hale getirin. Hangi depoda fazla stok biriktiğini, hangisinde eksiklik oluştuğunu veriye dayalı olarak görün.
Toptan dağıtımda satış sahada döner: plasiyer müşteri ziyareti yapar, sipariş alır, tahsilat toplar. Marqey'in mobil uygulamasıyla saha ekibiniz müşteri bilgisine, güncel stok durumuna, müşteriye özel fiyat listesine ve cari hesap bakiyesine mobil cihazdan erişebilir. Sahadan sipariş girebilir, tahsilat kaydı oluşturabilir, ziyaret notu bırakabilir. Tüm bu veriler merkeze aktarılır; ofiste tekrar giriş gerekmez.
Alacak takibiyle entegre çalışır: vadesi geçmiş borcu olan müşteriye sipariş girilmek istendiğinde sistem uyarı verebilir. Risk limitini aşan müşterilere blokaj uygulanabilir. Plasiyer sahada bu bilgiyi görüp doğru karar verebilir. Birçok geleneksel ERP ve muhasebe programında saha satış mobil uygulaması ya yoktur ya da ayrı bir yazılım gerektirir. Marqey'de mobil uygulama satış sürecinin doğal parçasıdır.
Neden Marqey bu sektör için?
Toptan dağıtım firmaları genellikle muhasebe için bir program, saha satış için bir mobil uygulama, bayi siparişleri için bir B2B platform ve stok takibi için bir depo yazılımı kullanır. Bu dört ayrı yazılım arasında veri senkronizasyonu sürekli sorun yaratır. Marqey'de sipariş yönetimi, stok takibi, saha satış, muhasebe ve bayi portalı aynı platform üzerinde çalışır. Sahada girilen sipariş stokta görünür, faturalama süreci tetiklenir, cari hesap güncellenir — ayrı ayrı veri aktarımına gerek kalmaz.
Plasiyer sahada sipariş girdiğinde aynı veri tekrar ofiste girilmez. Sipariş → irsaliye → fatura dönüşümü tek tıkla gerçekleşir. Müşteri bilgisi, fiyat listesi ve stok durumu tek kaynaktan okunur. Aynı bilgiyi üç ayrı sisteme girme ihtiyacı ortadan kalkar.
Toptan dağıtımın kendine has süreçleri vardır: müşteri bazlı çoklu fiyat listesi, hacim ve vade bazlı iskonto kuralları, kredi kontrol ve risk limiti, rut bazlı saha satış yönetimi, çoklu depo ve sevkiyat planlaması. Bu süreçler genel amaçlı bir ERP'de genellikle ek modül veya ayrı bir yazılım gerektirir. Marqey'de keşif aşamasında dağıtım modeliniz (doğrudan dağıtım, bayi ağı, karma model) haritalanır ve sistem buna göre yapılandırılır.
Tüm modülleri almak zorunda değilsiniz. Önce sipariş yönetimi ve stok ile başlayıp, muhasebe, saha satış ve bayi portalı modüllerini ilerleyen dönemde ekleyebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Evet. Müşteri veya müşteri grupları bazında sınırsız sayıda fiyat listesi tanımlayabilirsiniz. Her liste farklı birim fiyatları, iskonto oranları ve vade koşulları içerebilir. Sipariş oluşturulduğunda müşteriye tanımlı fiyat listesi otomatik uygulanır. Buna ek olarak hacim indirimi (belirli miktarın üzerinde alımlarda ek iskonto), erken ödeme iskontosu ve dönemsel kampanya kuralları da tanımlanabilir. Sistem bu kuralları sipariş anında otomatik kontrol eder, plasiyerin yanlış fiyat uygulamasını engeller.
Evet. Sipariş girildiğinde stok otomatik kontrol edilir. Onaylanan siparişten toplama emri ve irsaliye oluşturulabilir. İrsaliyeden faturaya dönüşüm tek tıkla yapılır. Her adımda veri yeniden girilmez, bir önceki adımdaki bilgi otomatik aktarılır. Siparişin hangi aşamada olduğu (beklemede, stok kontrolü, hazırlanıyor, sevk edildi, faturalandı) anlık izlenebilir. Çok kalemli ve yüksek hacimli siparişlerde bu otomasyon hem hız kazandırır hem de hata oranını düşürür.
Evet. Merkez depo, bölge depoları, transit depolar ve varsa konsinyasyon noktaları dahil olmak üzere istediğiniz sayıda depo tanımlayabilirsiniz. Her deponun stok durumunu ayrı ayrı ve konsolide olarak tek ekranda görebilirsiniz. Depolar arası transfer emirleri oluşturulabilir ve transfer hareketleri takip edilebilir. Bir ürünün tüm depolardaki toplam miktarı, depo bazlı dağılımı ve hareket geçmişi anlık raporlanır. Sipariş karşılamada hangi depodan sevkiyat yapılacağı da bu veriye dayalı olarak belirlenebilir.
Evet. Saha satış ekibiniz mobil cihaz (telefon veya tablet) üzerinden müşteri bilgisine, güncel stok durumuna, müşteriye özel fiyat listesine ve cari hesap bakiyesine erişebilir. Sahadan sipariş girişi, tahsilat kaydı ve ziyaret notu oluşturma işlemleri mobil olarak yapılabilir. Girilen veriler merkeze anlık yansır. Plasiyerin rut planına uyumu, ziyaret gerçekleştirme oranı ve sahadan girdiği siparişlerin durumu merkezi panelden izlenebilir. Bu özelliğin kapsamı projenin gereksinimine göre keşif aşamasında belirlenir.
Evet. Kredi kontrol (risk limiti) mekanizması tanımlanabilir. Her müşteri için bir risk limiti belirlenir. Müşterinin açık alacak bakiyesi bu limiti aştığında veya vadesi geçmiş borcu olduğunda, o müşteriye yeni sipariş girilmek istendiğinde sistem uyarı verir veya otomatik blokaj uygular. Blokaj kuralları esnek şekilde yapılandırılabilir: tamamen engelleme, yönetici onayı gerektirme veya sadece uyarı verme. Bu kontrol hem ofiste sipariş girişinde hem de plasiyerin sahada mobil cihazdan sipariş oluşturmasında çalışır.
Evet. Bayi portalı kurularak, bayilerinizin web üzerinden güncel ürün kataloğunu görmesi, müşteriye özel fiyatlarıyla sipariş girmesi, mevcut siparişlerinin durumunu takip etmesi, cari hesap bakiyesini ve ekstresini görüntülemesi sağlanabilir. Portal, ERP sistemiyle entegre çalışır: bayi sipariş girdiğinde stok kontrol edilir, sipariş onay sürecine girer ve sevkiyat planlamasına dahil olur. Bayilerin telefon ile sipariş vermesi yerine portaldan girmesi, hem operasyonel yükü azaltır hem de hata oranını düşürür. Bu özellik projenin kapsamına göre keşif aşamasında değerlendirilir.
Evet. Müşterilerden alınan çek ve senetlerin vade tarihleri, tutarları ve durumları (portföyde, tahsile verilen, tahsil edilen, karşılıksız) sistem üzerinden takip edilir. Vade tarihi yaklaşan çekler için otomatik uyarı alabilirsiniz. Çek/senet hareketleri cari hesap ve nakit akışı raporlarına otomatik yansır. Toptan ticarette yaygın olan ileri vadeli ödeme yapısı bu şekilde kontrol altında tutulur.
İşletmenizin dağıtım modeline ve büyüklüğüne göre değişir. Tipik bir toptan dağıtım firması için müşteri bazlı fiyat listesi ve saha satış yönetimi, çoklu depo ve sevkiyat takibi, alacak yönetimi ve muhasebe, tedarikçi ve satın alma, personel puantaj ve bordro ile online bayi sipariş portalı (B2B) en sık ihtiyaç duyulan alanlardır. Keşif aşamasında mevcut dağıtım süreçleriniz haritalanır ve ihtiyacınıza uygun modül kombinasyonu belirlenir. Detaylı eşleştirme için sayfanın altındaki "İhtiyaçlarınıza göre modüller" bölümüne bakabilirsiniz.
Evet. Mevcut programınızdan cari hesap bakiyeleri, müşteri ve tedarikçi kartları (fiyat listeleri dahil), stok kartları, fatura geçmişi, açık siparişler, çek/senet portföyü ve hesap planı taşınabilir. Depo tanımları ve depo bazlı stok bakiyeleri de geçiş kapsamında aktarılır. Keşif aşamasında hangi verilerin nasıl aktarılacağı birlikte planlanır. İsterseniz bir dönem boyunca eski ve yeni sistemi paralel kullanabilirsiniz.
Evet, her üçü de mevcuttur. Türkiye'deki GİB onaylı entegratörler üzerinden e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter ve e-İrsaliye entegrasyonu sağlanır. Fatura ve irsaliye, sipariş veya sevkiyat işleminden otomatik oluşturulabilir. Çoklu para birimi desteğiyle ithalat yapıyorsanız tedarikçilere dövizle sipariş girebilir, ihracat yapıyorsanız müşterilere dövizle fatura kesebilirsiniz. Kur çevrimi otomatik yapılır ve kur farkları muhasebe kayıtlarına yansır.
İhtiyaçlarınıza göre modüller
Toptan dağıtım süreçlerinizi konuşalım.
Dağıtım modelinizi, bayi yapınızı, saha ekibinizin ihtiyaçlarını ve öncelikli sorunlarınızı birlikte değerlendirelim. Hangi modüllere ihtiyacınız olduğunu ve projenizin kapsamını keşif görüşmesinde belirleyelim.
✓ Görüşme tamamen ücretsizdir