İnsan Kaynakları ve
Bordro
Her ayın sonunda aynı telaş: puantajlar toplanıyor, fazla mesailer hesaplanıyor, SGK bildirgesi yetiştirilmeye çalışılıyor, maaşlar son güne kalıyor. Personel sayınız arttıkça bu süreç daha karmaşık, daha hataya açık ve daha çok zaman alır hale geliyor. İK ve bordro süreçlerinizi tek platformdan, güvenilir ve zamanında yönetmenin yolu var.
Yasal süreleri kaçırmayın
Personel hareketlerinde ve her ay sonunda yapılması gereken yasal bildirimler vardır. Gecikme veya hata ciddi cezalara yol açabilir. Sistem bu süreleri takip eder ve sizi uyarır.
Yeni personel işe başladığında veya mevcut personel ayrıldığında SGK bildirim süresi sınırlıdır. Sistem personel kartı oluşturulduğunda veya çıkış işlemi yapıldığında bildirge hazırlamayı hatırlatır.
Her ay düzenlenmesi gereken prim ve hizmet belgesi için gerekli veriler (çalışma günü, kazanç, prim gün sayısı) hesaplanır. Mali müşavirinize aktarılabilir veya doğrudan bildirim yapılabilir.
Otomatik BES kapsamındaki çalışanların kesinti takibi ve bildirim süreci yönetilir.
Kıdeme göre yıllık izin hakkı otomatik hesaplanır. Doğum izni, babalık izni, evlilik izni, ölüm izni gibi mazeret izinlerinin yasal süreleri tanımlıdır. İzin kullandırma ve bakiye takibi mevzuata uygun çalışır.
Kim geldi, kim gelmedi, kaç saat çalıştı?
Bordronun doğruluğu puantajın doğruluğuna bağlıdır. Kimin kaç gün çalıştığı, kaç saat fazla mesai yaptığı, hangi gün devamsızlık yaptığı: bu bilgiler elle tutulduğunda hata kaçınılmazdır.
Her çalışanın günlük devam durumu kaydedilir. Giriş-çıkış saatleri tanımlanabilir. Devamsızlık ve geç gelme kayıtları otomatik tutulur.
Farklı vardiya kalıpları tanımlayın: sabah, akşam, gece, dönüşümlü. Vardiya değişikliklerini planlayın, çakışmaları kontrol edin. Vardiya bilgisi bordro hesaplamasına otomatik yansır.
Fazla mesai yapılmadan önce yönetici onayı gerekiyorsa onay mekanizması tanımlanabilir. Onaysız mesai kaydı girilmesini engelleyebilirsiniz. Fazla mesai saatleri bordro hesaplamasına katsayılarıyla birlikte otomatik aktarılır.
Mevcut parmak izi okuyucu veya kart okuyucu cihazınız varsa, giriş-çıkış verileri sisteme aktarılabilir. Cihaz entegrasyonu projenin kapsamına göre değerlendirilir.
İzinleri telefonla değil, sistemden yönetin
İzin talepleri telefon veya WhatsApp'tan mı geliyor? İzin bakiyesini kim takip ediyor? Aynı anda kaç kişi izne çıkabilir, bilen var mı? İzin yönetimini sisteme taşıdığınızda hem İK ekibinin hem yöneticilerin hem de çalışanların işi kolaylaşır.
Yıllık ücretli izin, ücretsiz izin, hastalık izni, doğum izni, babalık izni, evlilik izni, ölüm izni, mazeret izni: her birinin yasal süresi tanımlıdır. Kıdeme göre yıllık izin hakkı otomatik hesaplanır.
Çalışan sistemden veya portaldan izin talebini oluşturur. Yönetici bildirim alır, onaylar veya reddeder. İzin bakiyesi güncellenir. Onay zinciri birden fazla kademeli olabilir.
Aynı departmandan aynı anda kaç kişi izne çıkabilir, siz belirlersiniz. Sistem çakışma durumunda uyarır. İzin takvimi yöneticinin ekranında görünür, planlamayı kolaylaştırır.
Her çalışanın kalan izin hakkı anlık olarak izlenir. Yıl sonunda kullanılmayan izin bakiyesini raporlayabilirsiniz. İzin provizyon (karşılık) hesabı muhasebe tarafına yansıtılabilir.
Bu çalışan size aylık ne kadara mal oluyor?
Çoğu KOBİ sahibi çalışanın maliyetini brüt maaş olarak bilir. Ama gerçek maliyet çok daha yüksektir: SGK işveren payı, yemek/yol yardımı, BES katkısı, kıdem tazminatı karşılığı, eğitim giderleri: bunların toplamı gerçek personel maliyetidir.
Brüt maaşın ötesinde, işveren SGK payı, yan haklar ve karşılıklar dahil toplam çalışan maliyetini görün.
Hangi departmanın personel maliyeti ne kadar? Hangi pozisyon en maliyetli? Bu bilgi bütçe planlaması ve organizasyon kararları için kritik.
Personel maliyetlerinin aylık ve yıllık trendini izleyin. Asgari ücret artışının, yeni işe alımların veya işten çıkışların toplam maliyete etkisini görün.
Çalışanlarınız kendi bilgilerine kendileri erişsin
"Bu ayki bordromy görebilir miyim?", "Kaç gün iznim kaldı?", "Masraf formumu kime göndereceğim?": bu soruları İK'ya soran her çalışan, İK ekibinin günlük iş yükünü artırır. Çalışan portalı ile herkes kendi bilgisine kendisi erişir, İK ekibi rutin sorulardan kurtulur.
Çalışan kendi aylık bordro dökümünü portaldan görüntüler ve indirir. İK'ya veya muhasebeye sormak zorunda kalmaz.
Kalan izin hakkını görür, yeni izin talebini portaldan oluşturur. Onay süreci otomatik işler.
Adres değişikliği, telefon numarası, banka hesabı gibi güncellemeleri çalışan kendisi yapar. İK onaylar, kayıt güncellenir.
İş seyahati, yemek veya ulaşım masraflarını çalışan portaldan girer, fatura veya fiş ekler. Onay akışı başlar, onaylanan masraf bordro veya ödeme sürecine aktarılır.
İş sözleşmesi, SGK dökümü, izin formu gibi belgelere çalışan portaldan ulaşabilir.
Doğru kişiyi bulmak sistemli bir süreçtir
Açık pozisyonlar, gelen başvurular, mülakat notları, değerlendirme puanları: bunlar farklı kişilerin e-postalarında veya defterlerinde dağınık duruyorsa süreç yavaşlar, adaylar kaybolur.
Açık pozisyon tanımlayın, ilan metnini oluşturun. Başvurular merkezi bir havuzda toplanır. Her adayın durumu (başvurdu, ön eleme, mülakat, teklif, reddedildi) tek ekranda izlenir.
Her aday için değerlendirme kriterleri belirleyin. Mülakat sonrası puan verin, notlar ekleyin. Birden fazla değerlendirici varsa puanlar karşılaştırılabilir.
Aday kabul edildiğinde teklif mektubu oluşturulur. Kabul sonrası personel kartı açılır, işe giriş süreci başlar. Aday takibinden personel yönetimine kesintisiz geçiş.
Performansı ölçmeden iyileştiremezsiniz
Değerlendirme periyotlarını tanımlayın: aylık, çeyreklik veya yıllık. Her dönem için hedefler belirleyin, dönem sonunda gerçekleşmeyi değerlendirin.
Pozisyona göre farklı değerlendirme formları oluşturabilirsiniz. Yetkinlik bazlı, hedef bazlı veya karma değerlendirme modelleri tanımlanabilir.
Değerlendirme dışında da çalışana geri bildirim kaydı oluşturulabilir. Olumlu veya gelişime açık alanlar not edilir, performans geçmişi oluşur.
Mevcut sisteminizden veya Excel'den geçiş
Mevcut personel kartları, izin bakiyeleri, kıdem bilgileri ve kümülatif vergi matrahları incelenir.
Personel bilgileri, izin bakiyeleri ve kümülatif vergi matrahları sisteme aktarılır. Yıl ortasında geçişte mali müşavirle doğrulama yapılır.
İK sorumlusuna personel kartı, izin takibi ve bordro eğitimi verilir. Çalışanlara portal gösterilir.
İK süreçleriniz diğer her şeye bağlı
Mevcut altyapınızla uyumlu
Sıkça Sorulan Sorular
Evet. SGK primleri, kümülatif gelir vergisi dilimleri, damga vergisi, asgari ücret istisnası ve diğer yasal kesintiler güncel mevzuata göre otomatik hesaplanır. Asgari ücret değişikliği veya vergi dilimi güncellemesi olduğunda sistem güncellenir.
Evet. Bordro verileri mali müşavirinizin kullandığı programa aktarılabilir. Luca ve Zirve entegrasyonu muhasebe çözümümüzle birlikte çalışır. Ayrıca SGK bildirge verilerini dışa aktarım formatında da alabilirsiniz.
Evet. Çalışan portalından izin bakiyesini görebilir, yeni izin talebini oluşturabilir. Yönetici bildirim alır ve onaylar. İzin bakiyesi güncellenir.
Evet. Çalışan portalı üzerinden her çalışan kendi aylık bordro dökümünü görüntüleyebilir ve indirebilir. İK ekibine sormak zorunda kalmaz.
Puantaj verilerine göre otomatik hesaplanır. Normal mesai, hafta sonu ve resmi tatil günleri için yasal katsayılar uygulanır. İsterseniz fazla mesai öncesinde yönetici onayı gerektirecek bir akış tanımlayabilirsiniz.
Evet. 5 çalışandan 500 çalışana kadar ölçeklenebilir. Az personeli olan işletmelerde bile izin takibi, bordro hesaplaması ve yasal bildirgeler doğru ve zamanında yapılmalıdır. Sistem büyüdükçe sizinle birlikte büyür.
Mevcut giriş-çıkış cihazlarınızdan veri alma imkanı projenin kapsamına göre değerlendirilir. Birçok yaygın cihaz modeli desteklenmektedir.
Hayır. Mevcut kümülatif vergi matrahı, izin bakiyeleri ve kıdem bilgileri sisteme aktarılır. Mali müşavirinizle birlikte doğrulama yapılır. İlk bordro döneminde sonuçlar karşılaştırılarak kontrol edilir.
Evet. Her çalışanın kıdem tazminatı hak edişi aylık olarak hesaplanır ve muhasebe kayıtlarına karşılık olarak yansır. İşten çıkış durumunda toplam hak ediş tutarı sistemde hazır olur.