Proje Bazlı Hizmetler İçin ERP
Çözümleri
Ekibiniz üç farklı projede çalışıyor. Kıdemli danışmanınız A projesine 120 saat harcadı ama sözleşme 80 saat üzerinden fiyatlandırılmıştı — bu projenin zararı ancak proje kapandıktan sonra anlaşıldı. B projesinde müşteriye kesilmesi gereken iki aylık timesheet henüz faturalanmadı, nakit akışı sıkıştı. C projesi için yeni teklif hazırlanıyor ama mevcut ekibin kapasitesi belli değil — kabul edip kalite düşecek mi, reddetip gelir mi kaçacak?
Danışmanlık, mühendislik, IT hizmetleri, dijital ajans, mimarlık ve benzeri proje bazlı çalışan firmalarda en değerli kaynak zamandır — daha doğrusu ekibin zamanıdır. Bu zamanın doğru kaydedilmesi, doğru projeye atanması, doğru fiyatla faturalanması ve proje bazlı kârlılığın görülebilmesi, hizmet firmalarının sürdürülebilirliğinin temelidir. Ama çoğu hizmet firmasında bu süreçler birbirinden kopuk araçlarla yürütülür: proje takibi bir yazılımda, zaman kaydı Excel'de, faturalama muhasebe programında, teklif hazırlama e-posta zincirleriyle. Sonuçta hiçbir projede "gerçek kârlılık" bitmeden görülemez — ve bu körlük doğrudan para kaybı demektir.
Bu sayfa kimler için?
İnşaat taahhüt işleri (şantiye, hakediş, taşeron) için → İnşaat ve Müteahhitlik sayfamızı inceleyin. Saha servis ve teknik destek operasyonları için → Teknik Servis ve Saha Operasyonları sayfamızı inceleyin.
Bu sorunları tanıyor musunuz?
Bir proje için sabit fiyat teklif ettiniz veya saat bazlı anlaşma yaptınız. Ama projeye gerçekte kaç adam/saat harcandığını, bu saatlerin maliyetinin ne olduğunu ve dış alım (freelancer, alt yüklenici, lisans) giderlerini anlık göremiyorsunuz. Proje devam ederken kârlı mı zararlı mı olduğu belli değil. Bunu ancak proje bittikten, faturalar kesildikten ve tüm ödemeler tamamlandıktan sonra, geriye dönük hesaplayarak anlayabiliyorsunuz.
Projenin hangi fazında bütçe aşımı oluştuğu, hangi ekip üyesinin fazla zaman harcadığı veya hangi dış alımın beklenenden pahalıya geldiği görülmezse bir sonraki teklifte de aynı hatayı yapma riski yüksektir.
Hizmet firmalarının geliri büyük ölçüde ekibin harcadığı zamana dayanır. Ama çoğu firmada zaman kaydı (timesheet) düzgün tutulmaz: haftanın sonunda toplu girilir, tahmini yazılır veya hiç yazılmaz. Faturalanabilir saatler ile faturalanmaz saatler (şirket içi toplantı, eğitim, idari iş) ayrıştırılmaz.
Bu durum hem gelir kaybı hem de yanlış kârlılık analizi demektir: gerçekte 40 saat harcanan projede sadece 25 saat fatura kesilebilir, ama fark görülmez. Kaynak kullanım oranı (utilization rate) — yani ekibin zamanının ne kadarının faturalanabilir projelere harcandığı — ölçülmezse verimlilik iyileştirilemez.
Yeni bir proje teklifi geldi. Kabul etmeli misiniz? Ekibinizde bu projeye atayabileceğiniz yeterli kapasiteli insan var mı? Yoksa mevcut ekip zaten aşırı yüklenmiş mi? Bu soruların cevabı çoğu hizmet firmasında "patron/müdürün kafasında" düzeyindedir. Kim hangi projede, ne zamana kadar çalışıyor, hangi haftada boşa çıkacak: bu bilgiler sistemde tutulmaz.
Sonuçta ya aşırı yüklenme olur (kalite düşer, süreler uzar, personel tükenir), ya da kapasite boşta kalır (faturalanabilir saatler düşer, gelir kaybedilir). Her iki durum da kârlılığı doğrudan etkiler.
Hizmet firmalarında faturalama modelleri çeşitlidir: sabit fiyat, saat bazlı, milestone (kilometre taşı) bazlı veya hibrit. Her müşteri farklı bir anlaşmaya sahip olabilir. Hangi projede hangi faturalama modelinin uygulandığı, hangi milestone'un tamamlandığı, hangi saatlerin henüz faturalanmadığı ve hangi faturaların tahsil edilmediği ayrı ayrı takip gerektirir.
Faturalama muhasebe programında, proje takibi ayrı bir araçta ve saat kaydı Excel'de tutulduğunda "bu projede fatura kesilmemiş kaç saatim var?" sorusunun cevabını bulmak saatler alır. Geciken tahsilatlar nakit akışını bozar ama proje yöneticisi tahsilat durumunu göremez.
Bu zorlukların çözümü var
Her projeyi ayrı bir masraf merkezi olarak tanımlayın. Personel saat maliyetleri, dış alım giderleri, seyahat masrafları ve genel gider payları projeye dağıtılsın. Proje devam ederken planlanan bütçe ile gerçekleşen maliyeti anlık karşılaştırın. Proje bazlı kâr/zarar raporu ile hangi projenin kârlı, hangisinin hedefin altında olduğunu iş bittikten sonra değil, devam ederken görün.
Ekip üyeleri harcadıkları zamanı proje ve görev bazında kaydetsin. Faturalanabilir ve faturalanmaz saatler ayrıştırılsın. Kaynak kullanım oranı (utilization rate) kişi bazlı, ekip bazlı ve dönemsel olarak raporlansın. Zaman kayıtları onay sürecinden geçerek faturalama ve maliyet hesaplamasına aktarılsın.
Kim hangi projede çalışıyor, ne zamana kadar meşgul, hangi haftada boşa çıkacak: bu bilgileri tek ekranda görün. Yeni proje teklif ederken mevcut kapasiteyi kontrol edin. Aşırı yüklenmiş veya boşta kalan kaynakları tespit edin. Kaynak çakışmalarını önceden görüp planlama yapın.
Sabit fiyat, saat bazlı veya milestone bazlı faturalama kurallarını proje sözleşmesine göre tanımlayın. Faturalanmamış saatleri veya tamamlanmış milestone'ları tek ekranda görün, fatura oluşturmayı tetikleyin. Fatura kesildikten sonra tahsilat durumunu takip edin. Proje bazlı gelir, fatura ve tahsilat raporlarıyla nakit akışınızı kontrol altında tutun.
Proje bazlı hizmet ekipleri ofiste değil, müşteride, sahada veya uzaktan çalışır. Marqey'in mobil uygulamasıyla ekip üyeleri zaman kaydını anında girebilir, görev durumunu güncelleyebilir, masraf ve yol giderlerini kaydedebilir ve proje ilerlemesini raporlayabilir. Veriler merkeze anlık aktarılır; haftanın sonunda toplu timesheet girişi, kayıp saatler ve tahmini kayıtlar ortadan kalkar.
Çoğu geleneksel ERP ve muhasebe programında mobil zaman kaydı ya yoktur ya da ayrı bir üçüncü parti araç gerektirir. Marqey'de mobil uygulama sürecin doğal parçasıdır: sahada girilen zaman kaydı, proje maliyetine ve faturalama sürecine doğrudan yansır.
Neden Marqey bu sektör için?
Hizmet firmalarında genellikle proje/görev takibi için bir araç (Asana, Monday, ClickUp), zaman kaydı için başka bir uygulama (Toggl, Harvest), faturalama için muhasebe programı ve müşteri yönetimi için dördüncü bir sistem kullanılır. Marqey'de proje yönetimi, zaman kaydı, faturalama, muhasebe ve müşteri yönetimi aynı platformda çalışır. Zaman kaydından faturaya, faturadan muhasebeye veri tek akışta ilerler.
Proje bazlı hizmet firmalarının kendine has süreçleri vardır: faturalanabilir/faturalanmaz saat ayrımı, saat bazlı veya milestone bazlı faturalama, kaynak kullanım oranı takibi, proje bazlı kârlılık analizi, teklif-sözleşme-proje-fatura döngüsü ve çoklu proje portföy yönetimi. Bu süreçler ürün satan firmalar için tasarlanmış genel amaçlı ERP'lerde genellikle bulunmaz. Marqey'de keşif aşamasında hizmet modeliniz ve faturalama yapınız haritalanır.
Hizmet firmalarında proje yapıları, müşteri gereksinimleri ve faturalama koşulları sürekli değişir. Yeni bir faturalama modeli tanımlamak, yeni bir proje türü eklemek veya raporlama ihtiyacını güncellemek için haftalarca beklemek hizmet sektöründe kabul edilemez. Marqey'in kullandığı modüler altyapı, bu tür değişikliklerin daha kısa sürede sisteme yansımasını mümkün kılar.
Tüm modülleri almak zorunda değilsiniz. Önce proje yönetimi ve zaman takibi ile başlayıp, muhasebe, faturalama ve CRM modüllerini ilerleyen dönemde ekleyebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Evet. Her proje ayrı bir masraf merkezi olarak tanımlanır. Personelin projeye harcadığı saatlerin maliyeti, dış alım giderleri (freelancer, alt yüklenici, lisans), seyahat masrafları ve genel gider payları projeye dağıtılır. Proje geliri ile toplam maliyet karşılaştırılarak proje bazlı kârlılık anlık izlenebilir. Bütçe aşımı riski oluştuğunda erken uyarı alarak müdahale edebilirsiniz. Proje bittikten sonra geriye dönük hesap yapmak yerine, proje devam ederken karar alabilirsiniz.
Evet. Ekip üyeleri çalıştıkları saatleri proje, görev ve aktivite bazında kaydedebilir. Her zaman kaydı "faturalanabilir" veya "faturalanmaz" olarak işaretlenir. Faturalanmaz saatler (şirket içi toplantı, eğitim, idari iş, izin) ayrı kategorilenir. Zaman kayıtları onay sürecinden geçerek hem faturalama hem de proje maliyet hesaplamasına otomatik aktarılır. Kaynak kullanım oranı (utilization rate) kişi bazlı, ekip bazlı ve dönemsel olarak raporlanabilir.
Evet, her üç model de desteklenir. Her proje sözleşmesine uygun faturalama kuralı tanımlanabilir: saat bazlı projelerde onaylanan timesheet'lerden otomatik fatura taslağı oluşturulabilir; sabit fiyatlı projelerde fatura takvimi belirlenerek planlanan tarihlerde fatura tetiklenebilir; milestone bazlı projelerde ilgili aşama tamamlandığında faturalama başlatılabilir. Aynı müşterinin farklı projelerinde farklı faturalama modelleri uygulanabilir.
Evet. Kaynak planlama görünümüyle ekip üyelerinin mevcut proje atamaları, doluluk oranları ve müsaitlik durumları takip edilebilir. Yeni bir proje teklif ederken gereken kaynağın mevcut olup olmadığını kontrol edebilirsiniz. Aşırı yüklenmiş personeli tespit edebilir, görev yeniden dağıtımı yapabilirsiniz. Bu özelliğin kapsamı projenin gereksinimlerine göre keşif aşamasında belirlenir.
Evet. Müşteriye gönderilen teklifler sisteme kaydedilir: teklif tutarı, kapsamı, geçerlilik süresi ve durumu (gönderildi, değerlendirildi, kabul edildi, reddedildi) izlenebilir. Kabul edilen tekliften sözleşme oluşturulabilir ve sözleşmeden projeye geçiş sağlanabilir. Teklif dönüşüm oranı (kaç tekliften kaçı projeye dönüştü) raporlanabilir. Teklif-sözleşme-proje-fatura döngüsü tek platformda tamamlanır.
Evet. Tüm aktif projelerin durumu (devam eden, bekleme, tamamlanan), bütçe durumu, zaman harcaması, faturalama ilerlemesi ve tahsilat durumu portföy görünümünde tek ekranda izlenebilir. Proje portföy raporu ile hangi projelerin kritik durumda olduğu, hangilerinin planında ilerlediği ve toplam portföy kârlılığı görülebilir. Müşteri bazlı toplam gelir ve kârlılık analizi de yapılabilir.
Evet. Proje kapsamında dış kaynaklardan alınan hizmetler (freelancer, alt yüklenici, lisans, hosting vb.) proje masraf merkezi altında kaydedilir. Bu maliyetler personel saat maliyetleriyle birlikte toplam proje maliyetine dahil edilir ve kârlılık hesaplamasında dikkate alınır. Dış kaynak bazlı gider geçmişi ve tedarikçi karşılaştırması da yapılabilir.
Firma yapınıza ve hizmet modelinize göre değişir. Tipik bir proje bazlı hizmet firması için proje ve görev yönetimi (zaman kaydı, kaynak planı), müşteri ilişkisi ve teklif/sözleşme yönetimi, proje bazlı gelir-gider ve faturalama, personel ve bordro, dış alım ve alt yüklenici takibi en sık ihtiyaç duyulan alanlardır. Keşif aşamasında hizmet modeliniz (danışmanlık, IT, mühendislik, ajans), faturalama yapınız ve ekip büyüklüğünüz haritalanarak uygun modül kombinasyonu belirlenir. Detaylı eşleştirme için sayfanın altındaki "İhtiyaçlarınıza göre modüller" bölümüne bakabilirsiniz.
Evet. Mevcut aracınızdaki proje verileri, görev listesi ve müşteri bilgileri taşınabilir. Ancak Marqey'in sunduğu proje yönetimi, bir görev takip aracından farklıdır: zaman kaydı, maliyet hesaplama, faturalama ve muhasebe entegrasyonuyla çalışır. Mevcut aracınızı proje planlaması için kullanmaya devam edip Marqey'i finansal süreçler için kullanmak da bir seçenektir. En uygun senaryo keşif aşamasında birlikte değerlendirilir.
Evet. Çoklu para birimi desteğiyle farklı ülkelerdeki müşterilerinize yerel para biriminde fatura kesebilir, kur çevrimi ve kur farkı muhasebesi otomatik yapılabilir. Çok dilli arayüz ve raporlama desteğiyle uluslararası ekipler aynı platform üzerinde çalışabilir. GPS Buddy gibi birden fazla Avrupa ülkesinde faaliyet gösteren firmalar için merkezi yönetim ve raporlama altyapısı sağlanabilir.
İhtiyaçlarınıza göre modüller
Proje bazlı süreçlerinizi konuşalım.
Hizmet modelinizi, faturalama yapınızı, mevcut araçlarınızı ve öncelikli sorunlarınızı birlikte değerlendirelim. Hangi modüllere ihtiyacınız olduğunu keşif görüşmesinde belirleyelim.
✓ Görüşme tamamen ücretsizdir.