Proje
Yönetimi
Son projenizde kaç saat harcandığını biliyor musunuz? O saatlerin işletmenize ne kadara mal olduğunu? Proje bitti, müşteri memnun, faturayı gönderdiniz ama gerçekten kâr ettiniz mi? Görevleri, süreleri, maliyetleri ve müşteri beklentilerini tek yerden takip etmenin yolu var.
Tüm projeleriniz, tek ekranda
Aynı anda birden fazla proje yürütüyorsanız, her birinin ne durumda olduğunu bilmek işin yarısıdır. Hangi proje planına uygun gidiyor, hangisi geride, hangisinde bütçe aşılmak üzere: bu bilgilere her gün ihtiyacınız var. Projelerin durumu kişilerin kafasında, e-posta zincirlerinde veya farklı Excel dosyalarında dağınık kalıyorsa kontrolü kaybetmek kaçınılmazdır.
Görevleri aşamalarına göre sütunlarda görün: yapılacak, devam ediyor, incelemede, tamamlandı. Kartları sürükleyerek aşamalar arası taşıyın. Her kartın üzerinde sorumlu kişi, son tarih ve öncelik bilgisi görünür.
Projenin zaman çizelgesini görsel olarak takip edin. Hangi görev ne zaman başlayacak, ne kadar sürecek, hangisi hangisine bağımlı: tek bakışta görün. Gecikme olduğunda etkilenecek görevleri önceden fark edin.
Tüm aktif projelerin özetini bir arada görün: proje adı, durumu, ilerleme yüzdesi, bütçe durumu, sorumlu kişi. Her sabah bu ekrana bakarak gününüze hangi projeye öncelik vereceğinizi bilerek başlayın.
Kanban ve Gantt dışında klasik liste görünümü ve takvim görünümü de kullanılabilir. Ekibinizin tercihine göre geçiş yapın.
Kimin ne yapacağı net olsun
Projeler altında görevler oluşturun, sorumlu kişiyi atayın, son tarih belirleyin, öncelik verin. Her görevin altında alt görevler tanımlayabilirsiniz. Büyük bir iş parçasını küçük adımlara bölün.
Acil, yüksek, normal, düşük: görevleri öncelik seviyesine göre sıralayın. Ekibiniz bugün neye odaklanması gerektiğini bilsin.
Yaklaşan veya geciken görevler için otomatik hatırlatma. Son tarihi geçen görevler görsel olarak öne çıkar, kimsenin gözünden kaçmaz.
Görev kartına yorum yazın, dosya ekleyin, ilgili kişileri etiketleyin. Görevle ilgili tüm iletişim ve belgeler tek yerde toplanır. E-posta zincirlerinde bilgi aramak geride kalır.
Aynı tür projeleri tekrar tekrar yapıyorsanız (web sitesi projesi, denetim projesi, kurulum projesi gibi) şablon oluşturun. Yeni proje açtığınızda şablon seçin, görevler, aşamalar ve sorumluluklar otomatik oluşsun. Her seferinde sıfırdan planlamak zorunda kalmayın.
Bu proje para kazandırdı mı?
Bir projeyi tamamladınız, müşteri memnun, faturayı gönderdiniz. Ama bu proje gerçekten kâr etti mi? Harcanan personel saati, dış alım giderleri, seyahat masrafları, genel giderler: bunların toplamı projenin maliyetidir. Müşteriden alınan bedelden bu maliyeti çıkardığınızda gerçek kâr ortaya çıkar. Çoğu hizmet şirketi bu hesabı proje bittikten sonra bile yapmaz.
Her projeye atanan gelirler (faturalar) ve giderler (personel maliyeti, dış alım, masraflar) bir arada görünür. Bütçe ile gerçekleşme yan yana.
Zaman kaydıyla toplanan saatler, çalışanın saat maliyetiyle çarpılarak proje maliyetine eklenir. İK çözümüyle entegre çalışır: brüt maaş ve yan haklar üzerinden gerçek saat maliyeti hesaplanır, tahmin değil.
Projeyle ilgili yapılan harcamalar (seyahat, konaklama, yazılım lisansı, dış danışman) proje kartına bağlanır. Masraflar onay akışından geçer, onaylananlar proje maliyetine ve muhasebe kayıtlarına yansır.
Her projenin geliri, maliyeti ve kâr marjı tek raporda. Hangi proje türü kârlı, hangi müşteri segmenti zarar ettiriyor, hangi ekip daha verimli çalışıyor: bu sorulara veri ile cevap verin.
Ekibinizi projeler arasında dengeli dağıtın
Aynı anda üç proje yürütüyorsunuz, iki kişi aşırı yüklü, bir kişi boşta, yeni proje için kimi atayacağınızı bilmiyorsunuz. Bu durum KOBİ'lerde çok yaygındır ve genellikle "en çok bağıran müşterinin projesine koşmak" şeklinde yönetilir.
Her çalışanın hangi projelere atandığını, haftalık veya aylık iş yükünü görün. Kim müsait, kim kapasitesinin üzerinde: tek ekranda.
Yeni proje veya görev atarken ekibin mevcut yükünü görerek karar verin. Aşırı yüklenen kişilerden görev aktarın, boşta kalanları değerlendirin.
Önümüzdeki haftalarda veya aylarda ekip kapasitesi yeterli mi? Yeni proje kabul edecek kapasiteniz var mı? Bu bilgi hem satış ekibinin müşteriye gerçekçi süre vermesi hem de yönetimin işe alım kararı vermesi için gerekli.
Müşteriniz proje durumunu sizden sormak zorunda kalmasın
Müşteriniz "projem ne durumda" diye her sorduğunda ekibinizin birisi durur, durumu özetler, e-posta yazar. Bu hem sizin zamanınızı alır hem de müşteriye profesyonel bir deneyim sunmaz. Müşteri portalı ile proje durumu, tamamlanan aşamalar ve bekleyen onaylar müşterinin erişimine açılır.
Müşteri portalına giriş yaparak projenin genel ilerlemesini, tamamlanan ve devam eden aşamaları görebilir. Hangi bilgileri müşteriye göstereceğinize siz karar verirsiniz, iç notlar ve maliyetler gizli kalır.
Tasarım onayı, aşama teslimi veya doküman incelemesi gibi müşteri onayı gerektiren adımları portal üzerinden yönetin. Müşteri portaldan onay verir veya revizyon talep eder. E-posta ekleriyle onay takibi yapmak geride kalır.
Proje belgelerini, raporlarını ve teslimatlarını portal üzerinden paylaşın. Müşteri ilgili dosyalara portaldan erişir, indirir veya yorum bırakır.
Portal şirketinizin logosunu ve renklerini taşır. Müşterileriniz profesyonel ve kurumsal bir deneyim yaşar.
Aşamalar ve kilometre taşları
Her proje için aşamalar tanımlayın: analiz, tasarım, geliştirme, test, teslim gibi. Her aşamanın başlangıç ve bitiş tarihi, sorumlusu ve beklenen çıktısı kayıtlı olsun.
Projenin kritik noktalarını kilometre taşı olarak işaretleyin. "Tasarım onayı alındı", "ilk teslimat yapıldı", "canlıya geçiş" gibi. Kilometre taşlarına bağlı ödeme planı varsa faturalandırma bu taşlara göre tetiklenebilir.
Her aşamanın tamamlanma yüzdesini görün. Proje genelinde ilerleme, aşamaların ağırlıklı ortalamasına göre hesaplanır. Müşteriye raporlama yaparken somut ilerleme verisi sunabilirsiniz.
Trello'dan, Asana'dan veya Excel'den geçiş
Proje takibini Trello, Asana veya Monday.com ile mi yapıyorsunuz? Ya da Excel ile mi yönetiyorsunuz? Bu araçlar görev yönetiminde güçlüdür ama projenin mali boyutunu göremez: harcanan zaman gerçekte ne kadara mal oldu, proje kâr etti mi zarar etti mi, faturalama ne durumda? Marqey'de proje takibi, zaman kaydı, maliyet analizi ve faturalandırma birbirine bağlıdır.
Mevcut proje listenizi, görev yapılarınızı ve çalışma şeklinizi birlikte inceleriz.
Proje şablonları, aşama tanımları, görev yapıları ve ekip atamaları sisteme girilir.
Ekibinize proje oluşturma, görev atama, zaman kaydı ve raporlama eğitimi verilir.
Proje süreçleriniz diğer her şeye bağlı
Mevcut araçlarınızla uyumlu
Birlikte sık tercih edilenler
Sıkça Sorulan Sorular
Bu araçlar görev yönetiminde güçlüdür ama projenin mali boyutunu göremez. Marqey'de zaman kaydı doğrudan proje maliyetine dönüşür, fatura otomatik oluşur, proje kârlılığı hesaplanır. Görev takibi, maliyet analizi ve faturalandırma tek platformda birbirine bağlıdır.
Her çalışan üzerinde çalıştığı görev için zamanlayıcı başlatıp durdurabilir veya gün sonunda manuel süre girebilir. Kayıtlar proje, görev ve çalışan bazında toplanır. Bu veriler hem proje maliyetine hem faturalandırmaya hem de performans raporlarına aktarılır.
Evet. Her proje için ayrı faturalandırma kuralı tanımlanabilir. Bazı projeleri saat başı, bazılarını sabit fiyatla, bazılarını kilometre taşına bağlı olarak faturalayabilirsiniz.
Projeye atanan gelirler (faturalar) ve giderler (personel saat maliyeti, dış alımlar, masraflar) karşılaştırılır. Personel maliyeti, İK çözümüyle entegre olarak gerçek saat maliyetine göre hesaplanır, tahmin değildir.
Evet. Müşteri portalı üzerinden proje ilerlemesini, tamamlanan aşamaları ve bekleyen onayları paylaşabilirsiniz. Hangi bilgileri müşteriye göstereceğinize siz karar verirsiniz. Müşteri portaldan onay verebilir, dosya indirebilir ve yorum bırakabilir.
Evet. Her çalışanın hangi projelere atandığını ve haftalık/aylık iş yükünü tek ekranda görürsünüz. Yeni görev atarken mevcut yükü dikkate alabilirsiniz. Aşırı yüklenen kişileri erken fark edip dengeleme yapabilirsiniz.
Hayır. Proje şablonları oluşturabilirsiniz. Şablonda aşamalar, görevler, sorumluluklar ve kontrol listeleri tanımlı olur. Yeni proje açtığınızda şablon seçersiniz, yapı otomatik oluşur.
Proje kartına masraf girişi yapılabilir veya satın alma sürecinden geçen harcamalar projeye bağlanabilir. Masraflar onay akışından geçer, onaylananlar proje maliyetine ve muhasebe kayıtlarına yansır.
Evet. Trello, Asana veya Excel'den dışa aktardığınız proje ve görev verileri sisteme aktarılabilir. Geçiş süreci keşif aşamasında planlanır ve ekibinize eğitim verilir.