Satın
Alma
Tedarikçiyi aradınız, fiyat aldınız, siparişi verdiniz. Ama anlaşılan fiyatla faturadaki fiyat aynı mı? Sipariş ettiğiniz miktarla gelen miktar tutuyor mu? Bu ay toplam ne kadar harcadınız, bütçeyi aştınız mı? Bu sorulara güvenilir cevap veremiyorsanız, satın alma süreciniz kontrol dışı demektir.
En uygun tedarikçiyi veriye dayalı seçin
Çoğu KOBİ'de tedarikçi seçimi şöyle yapılır: birkaç tedarikçi aranır, fiyat sorulur, en ucuzu seçilir. Fiyat telefonda veya WhatsApp'tan alınır, karşılaştırma elle yapılır veya hiç yapılmaz. Geçen seferki fiyat ne kadardı, bu tedarikçi son 3 siparişte zamanında teslim etti mi, kalitesi nasıldı: bu bilgiler kayıt dışı kalır.
İhtiyaç duyduğunuz malzeme veya hizmet için birden fazla tedarikçiye aynı anda teklif talebi gönderin. Talebin içeriği, miktarı, istenen teslim tarihi ve koşulları net olarak tanımlıdır. Tedarikçi teklifini sistem üzerinden veya e-posta ile gönderir.
Gelen teklifleri yan yana karşılaştırın: fiyat, teslim süresi, ödeme koşulları, minimum sipariş miktarı. Sadece fiyata değil, toplam maliyete (kargo, sigorta, vade farkı dahil) bakarak karar verin.
Aynı tedarikçiden daha önce ne fiyata aldınız? Fiyatlar yükseldi mi, düştü mü? Fiyat geçmişi kayıt altında olduğunda müzakere gücünüz artar. "Geçen sefer şu fiyata vermiştiniz" diyebilirsiniz.
Sipariş, teslimat, fatura: üçü birbirini tutuyor mu?
Sipariş verdikten sonra en kritik adım teslimat kontrolüdür. Gelen mal sipariş edilen miktarda mı, kalitesi uygun mu, zamanında geldi mi? Bu kontroller yapılmadığında eksik teslimat fark edilmez, kalite sorunları üretim hattında ortaya çıkar ve fatura ödemesinde anlaşmazlıklar oluşur.
Tedarikçiden gelen malzeme depoya girişte kaydedilir. Gelen miktar, sipariş edilen miktar ile karşılaştırılır. Fark varsa sistem uyarır.
Tedarikçi siparişi parça parça teslim ediyorsa her teslimat ayrı ayrı kaydedilir. Toplam sipariş miktarından gelenlerin düşülmesiyle kalan miktar anlık görünür. Hangi siparişin tamamlandığını, hangisinin hala beklemede olduğunu tek ekranda izlersiniz.
Gelen malzemeye girdi kalite kontrolü uygulanabilir. Uygunsuz malzeme ayrılır, tedarikçiye bildirim yapılır. Kalite kontrol sonuçları tedarikçi değerlendirmesine yansır.
Sipariş, teslimat ve fatura birbirleriyle eşleştirilir. Sipariş ettiğiniz fiyatla faturadaki fiyat aynı mı? Sipariş miktarıyla gelen miktar tutuyor mu? Gelen miktarla faturadaki miktar uyuşuyor mu? Fark varsa sistem uyarır, fark çözülmeden ödeme onaylanmaz. Bu kontrol çoğu KOBİ'de hiç yapılmaz veya elle yapılır.
Tedarikçilerinizi tanıyın, değerlendirin
"Bu tedarikçi güvenilir mi?" sorusunun cevabı duyguya değil veriye dayanmalıdır. Zamanında teslim ediyor mu, anlaşılan fiyata sadık mı, kalite sorunları ne sıklıkta yaşanıyor, alternatifi var mı: bu bilgiler kayıt altında olduğunda doğru tedarikçi kararları verilir.
Her tedarikçi için detaylı kart: iletişim bilgileri, anlaşma koşulları, ödeme vadeleri, sertifikaları ve notlar. Tedarikçiyle yapılan tüm siparişler, teslimatlar ve faturalar karttan erişilebilir.
Teslimat süresi, fiyat tutarlılığı, kalite ve miktar doğruluğu gibi kriterlere göre tedarikçi performansını izleyin. Zamanla hangi tedarikçinin güvenilir olduğu, hangisinin sorunlu olduğu netleşir. Yeni sipariş verirken bu verilere bakarak karar verin.
Tedarikçiyle yapılan fiyat anlaşmalarını, hacim indirimlerini ve sözleşme koşullarını kaydedin. Sipariş oluşturulduğunda anlaşmalı fiyat kendiliğinden gelir. Anlaşma dışı fiyat girildiğinde sistem uyarır.
Aynı ürün veya malzeme için birden fazla tedarikçi tanımlayabilirsiniz. Ana tedarikçi teslim edemediğinde veya fiyat yükselttiğinde alternatife hızlıca geçiş yapabilirsiniz.
Kime ne zaman ne kadar ödeyeceğinizi bilin
Tedarikçi ödemeleri nakit akışının en büyük kalemlerinden biridir. Hangi tedarikçiye ne zaman ne kadar ödeme yapılacağı önceden bilinmezse nakit sıkışıklığı yaşanır. Vadesi gelen ödemeler kaçırılır, ilişkiler bozulur.
Her satın alma faturasının vadesi kaydedilir. Yaklaşan ve geciken ödemeler tek ekranda listelenir. Ödeme takvimi ile nakit akışı planlaması yapılabilir.
Tedarikçiye verilen avanslar kaydedilir. Mal teslimatı yapıldığında avans mahsup edilir. Kalan bakiye izlenir.
Vadesi yaklaşan ödemeler için sistem uyarı verir. Geciken ödemeler ayrıca raporlanır. Muhasebe çözümüyle entegre çalışarak ödeme listesi hazırlanır.
Yurt dışından alım yapıyorsanız
Yurt dışından hammadde veya ürün alıyorsanız döviz kuru, gümrük masrafları ve ithalat belgeleri sürecin parçasıdır.
Euro, Dolar veya diğer para birimlerinde sipariş oluşturun. Kur değişimlerini takip edin. Fatura geldiğinde gerçek kur üzerinden maliyet hesaplanır, kur farkı otomatik muhasebeleştirilir.
Ürün bedeli, kargo, sigorta, gümrük vergisi ve diğer masraflar toplam ithalat maliyetine eklenir. Gerçek birim maliyet, ürün fiyatından çok daha fazlasını kapsar ve doğru hesaplanması fiyatlandırma kararları için kritiktir.
Dövizli alımlarınızı hem orijinal para biriminde hem TL karşılığında raporlayın. Kur farkı etkisini dönemsel olarak izleyin.
Telefon ve Excel'den sisteme geçiş
Mevcut tedarikçi listenizi, fiyat anlaşmalarınızı, açık siparişlerinizi birlikte değerlendiririz.
Tedarikçi kartları, fiyat listeleri ve anlaşma koşulları sisteme girilir. Onay akışları ve bütçe kuralları tanımlanır.
Satın alma ekibinize teklif toplama, sipariş, teslimat kontrolü ve raporlama eğitimi verilir.
Satın alma süreciniz diğer her şeye bağlı
Mevcut araçlarınızla uyumlu
Sıkça Sorulan Sorular
Evet. Aynı malzeme veya hizmet için birden fazla tedarikçiye tek seferde teklif talebi gönderebilirsiniz. Gelen teklifleri fiyat, teslim süresi ve ödeme koşullarına göre yan yana karşılaştırabilirsiniz.
Tutara, kategoriye veya departmana göre çok aşamalı onay akışları tanımlayabilirsiniz. Belirli tutarın üzerindeki siparişler yönetici onayından geçer. Onay bekleyen siparişler ilgili kişiye otomatik bildirim gönderir. Bütçe aşımı durumunda sistem uyarır.
Her kısmi teslimat ayrı ayrı kaydedilir. Toplam sipariş miktarından gelen miktarlar düşülür, kalan miktar anlık görünür. Sipariş tamamen teslim alınana kadar açık kalır.
Evet. Üç yönlü eşleştirme yapılır: sipariş ettiğiniz fiyat ve miktar, gelen miktar ve faturadaki bilgiler otomatik karşılaştırılır. Fark varsa sistem uyarır, fark çözülmeden ödeme onayına geçilmez.
Evet. Teslimat süresi, fiyat tutarlılığı, kalite ve miktar doğruluğu gibi kriterlere göre performans raporları alabilirsiniz. Zamanla hangi tedarikçinin güvenilir olduğu veriye dayalı olarak netleşir.
Evet. Stok çözümüyle entegre çalışır. Minimum stok seviyesine düşüldüğünde veya üretim planlamasından hammadde ihtiyacı geldiğinde otomatik satın alma talebi oluşur. Talep onay akışından geçtikten sonra siparişe dönüşür.
Evet. Euro, Dolar veya diğer para birimlerinde sipariş oluşturabilirsiniz. Fatura geldiğinde gerçek kur üzerinden maliyet hesaplanır. Kur farkı otomatik muhasebeleştirilir. İthalat masrafları (kargo, gümrük, sigorta) toplam maliyete eklenebilir.
Evet. Departman veya kategori bazlı bütçe belirleyebilirsiniz. Sipariş oluşturulduğunda bütçe durumu kontrol edilir. Bütçe aşılmak üzereyse sistem uyarır. Dönem sonunda planlanan ve gerçekleşen harcamayı karşılaştırabilirsiniz.
Evet. Excel'deki tedarikçi listelerinizi, fiyat bilgilerinizi ve anlaşma koşullarınızı sisteme aktarıyoruz. Geçiş süreci keşif aşamasında planlanır ve ekibinize eğitim verilir.