Teknik Servis ve Saha Operasyonları İçin ERP
Çözümleri
Müşteriden arıza bildirimi geldi. Ama hangi cihaz, hangi seri numarası, garanti kapsamında mı değil mi? Teknisyen sahaya gitti ama gerekli yedek parça arabada yokmuş, ikinci ziyaret gerekti. Servis formu kâğıtta dolduruldu, ofise dönünce sisteme girilmesi gerekiyor ama form kayboldu veya okunamıyor. Periyodik bakım zamanı gelen cihazlar hatırlatılmıyor, müşteri arayınca fark ediliyor. Ayın sonunda kaç servis yapıldı, ne kadar parça harcandı, hangi müşteriye ne fatura kesilmeli: her biri ayrı ayrı hesaplanıyor.
Teknik servis ve saha operasyonları yönetimi, iş emrinden sahaya çıkışa, parça kullanımından faturaya kadar birbirine bağlı onlarca süreçten oluşur. Bu süreçler birbirinden kopuk araçlarla — iş emri Excel'de, stok ayrı programda, faturalama muhasebe yazılımında, müşteri geçmişi hafızada — yönetildiğinde operasyonel kayıplar kaçınılmazdır: tekrar ziyaret, yanlış parça, faturasız servis, kaçırılan bakım ve müşteri memnuniyetsizliği. Her tekrar ziyaret doğrudan maliyet demektir: yakıt, teknisyen saati ve kaybedilen bir sonraki randevu.
Bu sayfa kimler için?
Proje bazlı danışmanlık, IT veya mühendislik hizmeti veriyorsanız → Proje Bazlı Hizmetler sayfamızı inceleyin.
Bu sorunları tanıyor musunuz?
Müşteriden arıza veya servis talebi geldi. Bu talebin iş emrine dönüştürülmesi, doğru teknisyene atanması, sahadan takip edilmesi ve tamamlanma kaydının alınması gerekir. Ama çoğu servis firmasında bu süreç telefon, WhatsApp ve kâğıt formlarla yürütülür. Sonuçta iş emirleri kaybolur, hangi teknisyenin nerede olduğu bilinmez, hangi servisin tamamlandığı belirsiz kalır.
Teknisyen atamasında yetkinlik (bu arızayı kim çözebilir?), konum (müşteriye en yakın kim?) ve müsaitlik (kimin takvimi uygun?) birlikte değerlendirilmezse ya tekrar ziyaret gerekir ya da müşteri bekler. Her ikisi de hem maliyet hem de müşteri güveni kaybıdır.
Teknisyen sahaya gitti ama gerekli yedek parça aracında yok. Müşteriye "parça gelince tekrar geleceğiz" demek zorunda kaldı. Ana depoda parça var mıydı, başka bir teknisyenin aracında var mıydı: kimse bilmiyor. Parça kullanıldığında stoktan düşüm yapılmıyor veya geç yapılıyor. Hangi parçanın hangi serviste kullanıldığı raporlanamıyor.
Yedek parça stoku teknik servis firmalarında en kritik maliyet kalemlerinden biridir. Fazla stok sermaye bağlar, yetersiz stok tekrar ziyaret ve müşteri memnuniyetsizliği demektir. Araç stoku (van stock) ile ana depo arasındaki transfer ve düşüm kayıtlarının güvenilir tutulması, hem maliyeti hem de ilk seferde çözüm oranını doğrudan etkiler.
Hangi müşterinin hangi cihazı sözleşme kapsamında? Sözleşme süresi ne zaman bitiyor? SLA süresi (müdahale süresi, çözüm süresi) kaç saat? Periyodik bakım zamanı gelen cihazlar hangileri? Bu soruların cevabı çoğu servis firmasında Excel tablolarında veya kişilerin hafızasındadır.
Periyodik bakım kaçırıldığında cihaz arızalanır, garanti kapsamı tartışmalı hale gelir ve müşteri güveni sarsılır. SLA süreleri takip edilmezse gecikme fark edilmez ve sözleşme ihlali riski oluşur. Sözleşme yenileme zamanı hatırlatılmadığında gelir kaybı yaşanır.
Her servis işleminin bir maliyeti vardır: teknisyenin harcadığı süre (işçilik), kullanılan yedek parça ve sarf malzeme, yol/ulaşım masrafı. Bu maliyet kalemlerinin doğru kaydedilmesi, servis bazlı kârlılığın hesaplanması ve müşteriye doğru faturanın kesilmesi gerekir. Ama çoğu firmada işçilik süresi tahmini yazılır, parça kullanımı geç kaydedilir ve faturalama haftalar sonra yapılır.
Müşterinin cihaz geçmişi (hangi cihaz, kaç kere arıza yaptı, ne zaman bakım gördü, hangi parçalar değiştirildi) tutulmadığında kronik arızalar tespit edilemez, teknisyen sahaya her seferinde "sıfırdan" gider ve müşteriye güven veren "sizi tanıyoruz" hissi oluşmaz.
Bu zorlukların çözümü var
Müşteri talebinden iş emri oluşturun. İş emrini doğru teknisyene yetkinlik, konum ve müsaitlik bilgisine göre atayın. İş emrinin durumunu (atandı, yolda, başladı, tamamlandı) izleyin. Sahadan mobil uygulama ile veri girişi, fotoğraf ekleme ve dijital servis formu doldurma yapılabilir.
Ana depo ve teknisyen araçlarındaki yedek parça stoğunu tek ekranda görün. Serviste kullanılan parçayı iş emrine bağlayarak stoktan düşümünü sağlayın. Araç-depo arası transfer emirleri oluşturun. Minimum stok uyarılarıyla parça siparişini zamanında planlayın. Hangi parçanın hangi serviste, hangi cihazda kullanıldığını raporlayın.
Müşteri bazlı servis sözleşmelerini, kapsam ve SLA sürelerini sisteme tanımlayın. Sözleşme bitiş tarihi yaklaştığında hatırlatma alın. Periyodik bakım takvimini cihaz bazında oluşturun, bakım zamanı geldiğinde iş emri oluşturulmasını tetikleyin. SLA süre aşımı riskini izleyerek müdahale edin.
Her servis işlemine işçilik süresi, kullanılan parça ve yol masrafını kaydedin. Servis bazlı maliyet ve kârlılık raporu alın. Tamamlanan servislerden fatura oluşturmayı tetikleyin. Müşterinin tüm cihazlarının servis geçmişini (arıza, bakım, parça değişimi) kronolojik olarak görün. Kronik arızalı cihazları tespit edin.
Teknik servis işi sahada döner, ofiste değil. Marqey'in mobil uygulamasıyla teknisyenler sahadan iş emri görüntüleyebilir, servis formunu doldurabilir, fotoğraf ekleyebilir, kullanılan parçayı seçebilir, müşteriden dijital imza alabilir ve iş emrini kapatabilir. Tüm veriler merkeze anlık aktarılır. Kâğıt form taşımak, ofise dönüp veri girmek, bilgi gecikmesi yaşamak ortadan kalkar.
Birçok sektörel rakip yazılımda mobil ya yoktur ya da sınırlı bir eklentidir. Marqey'de mobil uygulama sürecin doğal parçasıdır: sahada girilen veri, stok, maliyet ve faturalama tarafına doğrudan yansır.
Neden Marqey bu sektör için?
Teknik servis firmalarında genellikle iş emri takibi için bir program, stok takibi için başka bir yazılım, faturalama için muhasebe programı ve müşteri yönetimi için dördüncü bir araç kullanılır. Marqey'de iş emri yönetimi, yedek parça stoku, servis faturalama, muhasebe ve müşteri/cihaz yönetimi aynı platformda çalışır. Sahada kullanılan parça hem stoktan düşer hem servis maliyetine yansır hem de faturaya eklenir — tek akışta.
Teknik servis ve saha operasyonlarının kendine has süreçleri vardır: iş emri yaşam döngüsü, teknisyen yetkinlik ve konum bazlı atama, araç stoğu (van stock) yönetimi, servis sözleşmesi ve SLA takibi, periyodik bakım takvimi, cihaz seri numarası ve servis geçmişi, dijital servis formu ve sahadan mobil veri girişi. Bu süreçler genel amaçlı bir ERP'de genellikle bulunmaz. Marqey'de keşif aşamasında servis modeliniz (arıza/bakım/kurulum) ve operasyon yapınız haritalanır.
Teknik servis firmalarında yeni cihaz grupları eklenir, yeni sözleşme türleri tanımlanır, iş emri akışları değiştirilir. Marqey'in kullandığı modüler altyapı, bu tür değişikliklerin daha kısa sürede sisteme yansımasını mümkün kılar.
Tüm modülleri almak zorunda değilsiniz. Önce iş emri yönetimi ve stok takibi ile başlayıp, muhasebe, sözleşme yönetimi ve CRM modüllerini ilerleyen dönemde ekleyebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Müşteriden gelen arıza, bakım veya kurulum talebi sisteme kaydedilir ve iş emrine dönüştürülür. İş emrine müşteri bilgisi, cihaz/varlık kaydı, arıza açıklaması ve öncelik seviyesi eklenir. İş emri, teknisyenin yetkinliğine, konumuna ve müsaitlik durumuna göre atanır. İş emrinin durumu (atandı, yolda, başladı, tamamlandı, kapatıldı) anlık izlenebilir. Sahadan mobil cihazla iş emri güncelleme, fotoğraf ekleme ve dijital servis formu doldurma sağlanabilir.
Evet. Ana depo ve teknisyen araçları ayrı stok noktaları olarak tanımlanır. Hangi parçadan hangi lokasyonda ne kadar olduğu tek ekranda görülebilir. Serviste kullanılan parça iş emrine bağlanarak stoktan otomatik düşülür. Araç-depo arası transfer emirleri oluşturulabilir ve transferin gerçekleştiği kayıt altına alınır. Minimum stok uyarılarıyla parça siparişi zamanında planlanabilir.
Evet. Müşteri bazlı servis sözleşmeleri sisteme tanımlanır: sözleşme kapsamı (hangi cihazlar, hangi hizmetler), süresi, SLA kriterleri (müdahale süresi, çözüm süresi) ve fiyatlandırma koşulları kaydedilir. SLA süre aşımı riski oluştuğunda uyarı alırsınız. Sözleşme bitiş tarihi yaklaştığında otomatik hatırlatma gönderilir. Sözleşme kapsamındaki servisler ile kapsam dışı servisler ayrı raporlanabilir.
Evet. Cihaz veya varlık bazında periyodik bakım takvimi tanımlanabilir: bakım periyodu (aylık, üç aylık, altı aylık, yıllık), bakım kapsamı ve atanacak teknisyen grubu belirlenir. Bakım zamanı geldiğinde sistem otomatik hatırlatma veya doğrudan iş emri oluşturabilir. Periyodik bakım geçmişi cihaz kartında kronolojik olarak görülebilir. Kaçırılan veya ertelenen bakımlar da raporlanabilir.
Evet. Her müşteriye ait cihazlar (marka, model, seri numarası, kurulum tarihi, garanti durumu) sisteme kaydedilir. Bir cihazın tüm servis geçmişi (arıza, bakım, parça değişimi) kronolojik olarak görüntülenebilir. Aynı cihazda tekrarlayan arızalar (kronik arıza) raporlanarak kök neden analizi yapılabilir: cihaz mı sorunlu, kullanıcı hatası mı var, yoksa parça kalitesi mi düşük? Bu bilgi hem teknik ekibinize hem de müşterinize güven verir.
Evet. Her iş emrine teknisyenin harcadığı süre (işçilik), kullanılan yedek parça ve sarf malzeme maliyeti ve varsa yol/ulaşım masrafı kaydedilebilir. Bu üç kalem toplanarak servis bazlı maliyet hesaplanır. Servis geliriyle (fatura tutarı) karşılaştırılarak servis bazlı kârlılık raporlanabilir. Müşteri bazlı, cihaz bazlı veya dönemsel kârlılık analizi de yapılabilir.
Evet. İş emri tamamlandığında ve servis detayları (işçilik, parça, ek masraflar) kaydedildiğinde fatura taslağı otomatik oluşturulabilir. Sözleşme kapsamındaki servisler fatura dışı bırakılabilir veya sözleşme koşullarına göre faturalanabilir. e-Fatura ve e-Arşiv entegrasyonuyla faturalama dijital ortamda tamamlanır. Faturalanmamış tamamlanmış servisler raporlanarak gelir kaçağı engellenir.
Firma yapınıza ve servis modelinize göre değişir. Tipik bir teknik servis firması için iş emri ve görev takibi, müşteri/cihaz ve sözleşme yönetimi, yedek parça ve araç stoğu, tedarikçi ve satın alma, servis faturalama ve muhasebe, personel puantaj ve bordro modülleri en sık ihtiyaç duyulan alanlardır. Keşif aşamasında servis modeliniz (arıza, periyodik bakım, kurulum/montaj) ve operasyon yapınız haritalanarak ihtiyaç duyduğunuz modül kombinasyonu belirlenir. Detaylı eşleştirme için sayfanın altındaki "İhtiyaçlarınıza göre modüller" bölümüne bakabilirsiniz.
Evet. Marqey'in mobil uygulaması teknik servis operasyonları için tasarlanmıştır. Teknisyenler mobil cihaz (telefon veya tablet) üzerinden kendilerine atanan iş emirlerini görüntüleyebilir, müşteri ve cihaz bilgilerine erişebilir, servis formunu doldurabilir, fotoğraf ve video ekleyebilir, kullanılan yedek parçayı seçebilir, müşteriden dijital imza alabilir ve iş emrini kapatabilir. Tüm veriler merkeze anlık aktarılır; ofise dönüp yeniden giriş yapmaya gerek kalmaz. Birçok geleneksel ERP ve muhasebe programında mobil uygulama ya bulunmaz ya da çok sınırlıdır. Marqey'de mobil uygulama operasyonun doğal parçasıdır.
Evet. Çoklu lokasyondaki saha ekipleri, iş emirleri, stok durumları ve müşteri verileri tek platformdan yönetilebilir. Çoklu para birimi desteğiyle farklı ülkelerdeki müşterilere yerel para biriminde fatura kesilebilir. Lokasyon bazlı performans karşılaştırması, teknisyen verimliliği ve servis kârlılığı merkezi raporlarla izlenebilir. GPS Buddy gibi birden fazla Avrupa ülkesinde faaliyet gösteren firmalar için bu altyapı sağlanabilir.
İhtiyaçlarınıza göre modüller
Saha operasyonlarınızı konuşalım.
Servis modelinizi, ekip büyüklüğünüzü, mevcut araçlarınızı ve öncelikli sorunlarınızı birlikte değerlendirelim. Hangi modüllere ihtiyacınız olduğunu keşif görüşmesinde belirleyelim.
✓ Görüşme tamamen ücretsizdir