Gıda Üretimi İçin ERP
Çözümleri
Tedarikçiden gelen un partisinin kalite testi sonuçlarını nerede saklıyorsunuz? Dün üretilen ekmeklerin hangi undan yapıldığını geriye dönük izleyebilir misiniz? Reçete değişti ama maliyet hesaplaması güncellenmedi. Son kullanma tarihi yaklaşan ürünler depoda bekliyor ama sevkiyat ekibi bunları görmüyor. Bir müşteri şikâyet etti, etkilenen partileri tespit etmeniz gerekiyor ama hangi partinin hangi müşteriye gittiğini bulmak saatler alıyor.
Gıda üretimi, diğer sektörlerden temelden ayrılır: insan sağlığını doğrudan etkiler. İzlenebilirlik bir tercih değil, yasal zorunluluktur. Son kullanma tarihi yönetimi hata kabul etmez. Reçeteler sık güncellenir ve her güncelleme maliyeti değiştirir. Hammadde fiyatları mevsimle ve piyasayla birlikte dalgalanır. Kalite kontrol süreçleri üretimin her aşamasında işler. Bu karmaşıklığı Excel tabloları ve kâğıt kayıtlarla yönetmek, işletme büyüdükçe hem riskli hem de sürdürülemez hale gelir.
Bu sayfa kimler için?
Bu sorunları tanıyor musunuz?
Gıda üretiminde her ürünün hammaddeden nihai ürüne kadar tüm yolculuğunun belgelenmesi yasal zorunluluktur. Hangi partiden gelen un hangi üretim emrinde kullanıldı? O üretim emrinden çıkan ürünler hangi müşterilere sevk edildi? Bir kalite problemi yaşandığında bu soruların cevabını dakikalar içinde vermeniz gerekir, günler içinde değil.
Çoğu gıda KOBİ'sinde bu bilgi dağınık defterlerde, farklı Excel tablolarında veya üretim sorumlusunun hafızasındadır. Geri çağırma (recall) gerektiğinde etkilenen partileri tespit etmek saatlerce hatta günlerce sürer. Bu süre sadece maddi kayıp değil, marka itibarı ve yasal sorumluluk riski demektir.
Depoda aynı üründen farklı üretim tarihlerinde partiler bulunabilir. Hangisinin son kullanma tarihi yakın, hangisinin süresi yeni başlamış: bunun kontrolü çoğu işletmede göz kararı veya fiziksel kontrol ile yapılır. Gıdada FIFO (ilk giren ilk çıkar) bile yetmez, FEFO (ilk sona erecek ilk çıkar) prensibi uygulanmalıdır. Aksi halde rafta süresi dolmuş ürün kalır, hem fire artar hem de yasal risk oluşur.
Son kullanma tarihi yaklaşan ürünler zamanında fark edilmezse üç seçenek kalır: indirimli satmak, imha etmek veya fark etmeyip sevk edip müşteri şikâyetiyle karşılaşmak. Üçü de kârlılığa zarar verir.
Her gıda ürününün bir reçetesi vardır: hangi hammaddeden ne kadar kullanılır, hangi aşamalardan geçer, verim oranı nedir. Ama reçete sabit kalmaz: hammadde fiyatları değişir, tedarikçi değişir, formülde iyileştirme yapılır. Her değişiklik ürün maliyetini doğrudan etkiler.
Çoğu gıda KOBİ'sinde reçeteler kâğıtta veya usta başının kafasındadır. Maliyet hesaplaması "geçen seferkine göre" yapılır. Hammadde fiyatı arttığında satış fiyatının ne kadar güncellenmesi gerektiği, hangi ürünün zarar ettirdiği ve hangi ürünün kârlı olduğu ancak çeyrek veya yıl sonunda çıkan muhasebe raporlarından anlaşılır, o da her zaman değil.
Gıda üretiminin her aşamasında kalite kontrol gerekir: hammadde kabulünde numune alımı, üretim sürecinde sıcaklık ve süre takibi, bitmiş üründe duyusal ve laboratuvar testleri. HACCP kritik kontrol noktaları, ISO 22000 gereksinimleri ve varsa BRC/IFS sertifikasyon süreçleri belgelenmek zorundadır.
Bu kontrol noktalarının sonuçları kâğıt formlarda tutuluyor ve denetim zamanında dosyalardan çıkarılıyorsa, hem denetim hazırlığı günler alır hem de sorun anında geriye dönük analiz yapmak çok zordur. Ayrıca alerjen yönetimi, besin değeri hesaplaması ve etiketleme gibi ek gereksinimler de gıda üreticisinin yönetmesi gereken süreçlerdir.
Bu zorlukların çözümü var
Her hammadde girişinde lot veya parti numarası atayın: tedarikçi bilgisi, giriş tarihi, kalite kontrol sonuçları ve analiz raporları lota bağlansın. Üretimde hangi lottan ne kadar hammadde kullanıldığı kayıt altına alınsın. Bitmiş üründe hangi hammadde lotlarının kullanıldığı ve ürünün hangi müşterilere sevk edildiği anlık izlenebilsin.
Bir kalite problemi yaşandığında etkilenen partileri, kullanılan hammadde lotlarını ve ürünlerin sevk edildiği müşterileri dakikalar içinde tespit edin. Geri çağırma gerektiğinde tam olarak hangi partilerin etkilendiğini bilin, tüm ürünleri değil sadece sorunlu partileri geri çekin.
Stok girişlerinde son kullanma tarihini lot bazında kaydedin. Depodan sevkiyat yapılırken sistem otomatik olarak son kullanma tarihi en yakın olan partiyi önersin (FEFO prensibi). Belirlediğiniz süre eşiğine (örneğin 30 gün, 15 gün, 7 gün) ulaşıldığında otomatik uyarı alın. Tarihi yaklaşan ürünleri raporlayarak kampanya, indirim veya transfer kararı için önceden aksiyon alın.
Miad kaynaklı fire oranınızı düşürmenin ilk adımı, ürünlerin son kullanma tarihlerini sistematik olarak takip etmektir.
Her ürün için hammadde listesi, kullanım miktarları, verim oranı ve üretim aşamalarını içeren reçete tanımlayın. Reçetede değişiklik yapıldığında maliyet güncellensin. Alternatif hammaddeler ve ikame oranları tanımlanabilsin.
Aynı reçetenin farklı üretim ölçeklerinde (1 ton, 5 ton, 10 ton) miktarların otomatik hesaplanması, hammadde ihtiyaç planlamasının doğru yapılması ve sipariş bazlı maliyet hesaplamasının güvenilir olması bu yapıyla mümkün olur.
Hammadde kabulünde, üretim sürecinde ve bitmiş üründe yapılan kalite kontrol sonuçlarını sisteme kaydedin. Her kontrol noktasının sonucu lot ve üretim emriyle ilişkilendirilsin. Uygunsuzluk tespit edildiğinde düzeltici faaliyet süreci başlatılsın ve takip edilsin.
Denetim zamanı geldiğinde dosya aramak yerine, sisteme girilen kayıtlardan raporları anında çıkarın. Kalite kontrol geçmişi, lot bazlı izlenebilirlik verileri ve düzeltici faaliyet kayıtları tek yerden erişilebilir olsun.
Neden Marqey bu sektör için?
Üretim takibi, stok yönetimi, kalite kontrol, muhasebe ve tedarikçi yönetimi için ayrı programlar kullanıyorsanız, bu süreçlerin hepsi tek platformda birleşebilir. Üretimde kullanılan hammadde lotu stoktan düşer, maliyet muhasebe kayıtlarına yansır, sevkiyat ile müşteri ilişkilendirilir. Ayrı yazılımlar arasında veri aktarımı veya tekrar veri girişi ihtiyacı azalır.
Gıda üretiminin kendine has süreçleri vardır: lot bazlı izlenebilirlik, FEFO depo yönetimi, reçete ve formül yönetimi, son kullanma tarihi takibi, kalite kontrol noktaları ve verim hesaplaması. Bu süreçler genel amaçlı bir ERP'de genellikle ya yoktur ya da ek modül gerektirir. Marqey'de keşif aşamasında işletmenizin üretim türüne (fırın, konserve, dondurulmuş gıda, şarküteri vb.) göre süreçler haritalanır ve sistem buna göre yapılandırılır.
Hammadde lot numarası bir kez girildiğinde üretim emrine, stok hareketine, kalite kontrol kaydına ve sevkiyat belgesine otomatik yansır. Aynı lot bilgisini dört farklı yere girmenize gerek kalmaz. Bu hem zaman kazandırır hem de hata riskini azaltır. İzlenebilirlik zincirinin kopmamasının temeli, verinin kaynağında bir kez girilip tüm süreçlerde kullanılmasıdır.
Tüm modülleri almak zorunda değilsiniz. Önce stok ve izlenebilirlik ile başlayıp, üretim planlama ve muhasebe modüllerini ilerleyen dönemde ekleyebilirsiniz. İşletmenizin öncelikleri değiştikçe sistem de büyür.
Sıkça Sorulan Sorular
Evet. Hammadde depoya girdiğinde lot veya parti numarası atanır ve tedarikçi bilgisi, giriş tarihi, kalite kontrol sonuçları bu lota bağlanır. Üretim emri açıldığında hangi lottan ne kadar hammadde kullanıldığı kayıt altına alınır. Bitmiş ürüne yeni bir lot numarası atanır ve bu lot, kullanılan hammadde lotlarıyla ilişkilendirilir. Ürün sevk edildiğinde hangi lotun hangi müşteriye gittiği kaydedilir. Böylece geriye dönük izlenebilirlik (bir bitmiş üründen hammaddeye) ve ileriye dönük izlenebilirlik (bir hammadde lotundan etkilenen tüm bitmiş ürünlere ve müşterilere) sağlanır. Bir sorun tespit edildiğinde etkilenen partiler dakikalar içinde belirlenebilir.
Evet. Her stok girişinde ürünün son kullanma tarihi lot bazında kaydedilir. Depodan çıkış yapılırken sistem otomatik olarak son kullanma tarihi en yakın olan partiyi önerir (FEFO — First Expired, First Out prensibi). Belirlediğiniz süre eşiklerine göre (örneğin tarihe 30 gün, 15 gün veya 7 gün kala) otomatik uyarı alabilirsiniz. Tarihi yaklaşan ürünler ayrı bir rapor olarak listelenir, böylece kampanya veya transfer gibi aksiyonları zamanında planlayabilirsiniz. Miad kaynaklı fire ve imha maliyetlerini önemli ölçüde azaltmanın temeli bu sistematik takiptir.
Evet. Her ürün için hammadde listesi, kullanım miktarları, verim oranı ve üretim operasyonlarını içeren bir reçete tanımlarsınız. Hammadde fiyatı veya miktarı değiştiğinde ürün maliyeti otomatik güncellenir. Aynı reçetenin farklı üretim miktarlarında (örneğin 100 kg, 500 kg, 1 ton) oranlar korunarak malzeme ihtiyacı hesaplanır. Alternatif hammaddeler ve ikame oranları da tanımlanabilir. Reçete revizyonları kayıt altına alınır, hangi tarihte hangi reçetenin geçerli olduğu geriye dönük izlenebilir.
Evet. Hammadde kabulünde, üretim sürecinde ve bitmiş üründe yapılan kalite kontrol sonuçları sisteme kaydedilir. Her kontrol noktasının sonucu ilgili lot ve üretim emriyle ilişkilendirilir. Uygunsuzluk tespit edildiğinde düzeltici faaliyet süreci başlatılabilir ve takip edilebilir. Denetim hazırlığında kalite kontrol geçmişi, lot bazlı izlenebilirlik verileri ve düzeltici faaliyet kayıtları tek yerden raporlanabilir. Sistem, HACCP ve ISO 22000 gibi standartların gerektirdiği kayıt tutma ve izlenebilirlik altyapısını destekler. BRC ve IFS gibi ek sertifikasyon gereksinimleri projenin kapsamına göre keşif aşamasında değerlendirilir.
Evet. Hammadde alış fiyatları parti veya giriş bazında kaydedilir. Maliyet hesaplamasında FIFO, ağırlıklı ortalama veya son alış fiyatı yöntemi kullanılabilir. Hammadde fiyatı değiştiğinde reçete bazlı ürün maliyetleri otomatik güncellenir. Açık siparişlerin tahmini maliyetine etkisi görülebilir. Teklif aşamasında hesaplanan tahmini maliyet ile üretim sonrası gerçekleşen maliyet karşılaştırılabilir. Hangi ürünün kârlı, hangisinin beklentinin altında kaldığını anlık takip edebilirsiniz. Mevsimsel hammadde fiyat dalgalanmalarında bu özellik özellikle kritiktir.
Lot bazlı izlenebilirlik sistemi sayesinde, bir sorun tespit edildiğinde etkilenen hammadde lotunu, o lotun kullanıldığı üretim emirlerini, üretilen bitmiş ürün partilerini ve bu partilerin sevk edildiği müşterileri dakikalar içinde tespit edebilirsiniz. Tüm ürün gamını değil, yalnızca etkilenen partileri geri çağırabilirsiniz. Bu hem maliyeti düşürür hem de geri çağırma kapsamını daraltarak marka itibarı üzerindeki etkiyi sınırlar. Geri çağırma süreci ve sonuçları da kayıt altına alınarak denetim gereksinimlerini karşılar.
Evet. Her üretim emrinde reçeteye göre girmesi gereken hammadde miktarı ile fiili kullanılan miktar kaydedilir. Elde edilen bitmiş ürün miktarı ile beklenen miktar karşılaştırılarak verim oranı hesaplanır. Fire miktarı otomatik olarak tespit edilir. Fire oranını üretim emri bazlı, ürün bazlı veya dönemsel olarak raporlayabilirsiniz. Yan ürün oluşuyorsa (örneğin süt işlemede peynir altı suyu) bu da ayrı bir stok kalemi olarak takip edilebilir ve maliyet hesaplamasına dahil edilebilir.
İşletmenizin üretim türüne ve büyüklüğüne göre değişir. Tipik bir gıda üretim işletmesi için lot/parti bazlı izlenebilirlik ve SKT takibi, reçete yönetimi ve üretim planlama, hammadde tedarik ve satın alma, sipariş bazlı maliyet ve muhasebe, müşteri sipariş yönetimi ve personel puantaj/vardiya en sık ihtiyaç duyulan alanlardır. Keşif aşamasında üretim türünüze (fırın, konserve, dondurulmuş gıda, süt ürünleri, baharat, bakliyat vb.) göre ihtiyacınıza uygun modül kombinasyonu belirlenir. Detaylı eşleştirme için sayfanın altındaki "İhtiyaçlarınıza göre modüller" bölümüne bakabilirsiniz.
Evet. Mevcut programınızdan cari hesap bakiyeleri, stok kartları, reçeteler, lot kayıtları, fatura geçmişi ve hesap planı taşınabilir. Keşif aşamasında hangi verilerin nasıl aktarılacağı birlikte planlanır. İsterseniz geçiş sürecinde bir dönem boyunca eski ve yeni sistemi paralel kullanabilirsiniz. Geçiş süreci, özellikle izlenebilirlik verilerinin doğru aktarılması açısından dikkatli planlanır ve test edilir.
Evet, her ikisi de mevcuttur. Türkiye'deki GİB onaylı entegratörler üzerinden e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter ve e-İrsaliye entegrasyonu sağlanır. Çoklu birim desteğiyle bir ürünün stok hareketlerini hem kilogram hem adet hem koli bazında takip edebilirsiniz. Birimler arası dönüşüm oranları tanımlanır (örneğin 1 koli = 12 adet, 1 palet = 48 koli). Sevkiyat ve faturalama istediğiniz birimde yapılabilir, stok hareketi tüm birimlerde güncellenir.
İhtiyaçlarınıza göre modüller
Gıda üretim süreçlerinizi konuşalım.
İşletmenizin üretim türünü, izlenebilirlik ihtiyaçlarını ve öncelikli sorunlarını birlikte değerlendirelim. Hangi modüllere ihtiyacınız olduğunu, geçiş sürecinin nasıl işleyeceğini ve projenizin kapsamını keşif görüşmesinde belirleyelim.
✓ Görüşme tamamen ücretsizdir